ఈ మెయిల్ ఎఫెక్టివ్ గా ఉండాలంటే ఏం చేయాలి..?
మెయిల్స్ పంపడం కామన్ అయిపోయింది. ప్రతి ఒక్కరికీ స్మార్ట్ ఫోన్స్ వచ్చిన నేపథ్యంలో ఇప్పుడు అధికారికంగా ఉపయోగించుకునేందుకే మెయిల్ను ఉపయోగిస్తున్నారు. మరి ఇలాంటి సమయంలో మెయిల్స్ ఎలా ఉండాలి. ఎలా రాస్తే అవతలి వారు దాన్ని చదువుతారు. మళ్లీ రిప్లై ఇవ్వాలంటే ఏం చేయాలి. అసలు ప్రభావంతమైన మెయిల్స్కు ఉండాల్సిన వేంటి? జస్ట్ ఫాలో దిస్ టిప్స్...
మన ఇన్బాక్స్లో ఉన్న ఈ మెయిల్స్ను చెక్ చేసుకోవడానికి మనం చాలా కొద్ది అటెన్షన్ను మాత్రమే ప్రదర్శిస్తాం. మెయిల్ రాయడం వెనుక ఉద్దేశమేంటో, ఆలోచన ఏంటో, ఈ మెయిల్ గ్రహీత తెలుసుకుంటాడని చాలామంది అనుకుంటూ ఉంటారు. ఇది నిజమా? మనం అనుకున్న లక్ష్యం నెరవేరుతుందా? లేదు అయితే తప్పు ఎక్కడ జరుగుతోందో ఒకసారి పరిశీలన చేసుకోండి.. అవతలి వ్యక్తి మనల్ని సరిగా అర్థం చేసుకోవడంలేదని అనుకోవడం సులభమే కాని. మనల్ని ఎందుకు తక్కువ అంచనా వేశాడో కూడా ఆలోచించాలి.
కమ్యూనికేషన్ ప్రిన్సిపల్స్ను ఒక్కసారి పరిశీలిస్తే మెయిల్ను రిసీవ్ చేసుకున్నవారితో పోలిస్తే పంపినవారిపైనే ఎక్కువ బాధ్యత ఉంటుంది. మెయిల్ పంపితే.. దాన్ని అందుకున్న గ్రహీత మీరే ఉద్దేశంతో మెయిల్ పంపారో అర్థం చేసుకోవాలి. ఆ విధంగా మెయిల్ను రాయాల్సి ఉంటుంది.
ఈమెయిల్ను ప్రభావవంతంగా రాసేందుకు కొన్న చిట్కాలు..
టిప్1: అర్థవంతమైన సబ్జెక్ట్ లైన్: మెయిల్కు సబ్జెక్ట్ గుండెకాయ వంటింది. విషయమే మెయిల్ను ఓపెన్ చేయాలా వద్దో నిర్ణయిస్తుంది. దినపత్రికలో హెడ్డింగ్ మాదిరిగా మెయిల్కు సబ్జెక్ట్ చాలా కీలకం.
1) సబ్జెక్ట్ కాలాన్ని ఎఫ్పుడు ఖాళీగా ఉంచొద్దు. ఒకవేళ ఖాళీగా ఉంచితే మీ మెయిల్పై ఉండే ఆసక్తి సన్నగిల్లుతుంది. మిమ్మల్ని అపార్థం చేసుకోవద్దని మీరు అనుకుంటే సబ్జెక్ట్ కాలాన్ని ఖాళీగా ఉంచొద్దు.
2) సబ్జెక్ట్ను చూసి మెయిల్ రిసీవర్ ఆలోచనలో పడేలా ఉండాలి. మెయిల్ను ఓపెన్ చేయకముందే.. సబ్జెక్ట్ గురించి రిసీవర్ ఆలోచన చేయాలి.
టిప్2: KISS (కిస్) ఈమెయిల్స్: మీ మెయిల్ షార్ట్గా సింపుల్గా ఉండాలి. కీప్ ఇట్ షార్ట్ అండ్ సింపుల్ (కిస్). ఒకసారి రాసిన తర్వాత దాన్ని మళ్లీ మరోసారి చదువుకోవడం ఉత్తమం. ప్రస్తుతం చాలామంది మెయిల్స్ను స్మార్ట్ఫోన్స్లోనే చదువుతున్నారు. ఈ నేపథ్యంలో రెండు మూడు వాక్యాలలోనే మెయిల్ను పూర్తి చేయాలి. మెయిల్లో స్క్రోలింగ్ చేయడం మీకు ఇష్టముండకపోవచ్చు. అలాగే ఇతరులు కూడా. అందుకే షార్ట్గా, సింపుల్గా ఉంటేనే ఉత్తమం.
ఇతరులకు అర్థమయ్యేందుకు అవసరమైన అన్ని అంశాలు ఉన్నాయో లేదో చెక్ చేసుకోవాలి. అప్పుడే సమాధానం వస్తుంది. WHO (మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోవాలి), WHAT (మెయిల్ ఉద్దేశమేంటో చెప్పాలి), WHY (మెయిల్తో వారికి సంబంధం ఏంటో వివరించాలి), HOW(రిసీవర్కు లాభమేంటో చెప్పాలి), WHEN (ఎప్పటిలోగా రిప్లైను ఆశిస్తున్నారో చెప్పాలి. స్పష్టమైన అంచనాలను వివరించాలి) ప్రతి డబ్ల్యూని ఒకటి రెండు లైన్లలో వివరిస్తే మీ మెయిల్ అద్భుతమైనదిగా చెప్పొచ్చు.
టిప్ 3: అబ్రివేషన్స్ను అవాయిడ్ చేయడం ఉత్తమం: ఇతరులకు సరిగా అర్థం కాని చిన్న చిన్న అబ్రివేషన్స్ను ఉపయోగించకపోతేనే మంచి. మీ మిత్రుడికి పెట్టినట్టుగా, బిజినెస్ మెయిల్స్లోనూ అబ్రివేషన్స్ ఉపయోగిస్తే అది మీకే నష్టంచేకూరుస్తుంది. ఉదాహరణ ‘cya’ అంటూ ఫ్రెండ్కు పెట్టిన అబ్రివేషన్ను బిజినెస్ మెయిల్స్లో ఉపయోగిస్తే ఎలా ఉంటుంది? మీరే ఆలోచించండి.
టిప్ 4: పదాలను సరిచూసుకోండి: ఒకవేళ అంతర్గత మెయిల్ పంపితే, సాధారణంగా వాడే భాష కంటే కొంచం పదునైన పదాలతో రాయొచ్చు. అలా కాకుండా అవతలి వ్యక్తికి మెయిల్ పంపినప్పుడు సాధారణ భాషలోనే రాయాలి సుమా. పదునైన భాష వాడొద్దు. మీ మెయిల్లో మీరు ఏం చెప్పదల్చుకున్నరో వివరించేందుకు సాధారణ పదాలను వాడాలి. ఉదాహరణకు మనకు ఓ కాన్ఫరెన్స్లో ఓ వ్యక్తి పరిచయమయ్యారే అనుకోండి. అతనితో ఈమెయిల్లో మరోసారి పరిచయం చేసుకోవాలంటే.. చాలా సింపుల్ లాంగ్వేజ్లో కన్వర్జేషన్ ఉండాలి. సున్నితమైన భాష వాడితే మీ మెయిల్ను ఎదుటివారు అంగీకరిస్తారు. ఇతరులతో మీకున్న సానిహిత్యాన్ని బట్టి పదాల పదునును ఉపయోగించాలి.